Google Workspace – Migrazione mail team

Questo articolo per informarvi e rendervi partecipi degli imminenti cambiamenti che avverranno e che riguarderanno ognuno di noi 🙂

Prendervi 5 minuti del vostro tempo per leggere attentamente questa comunicazione, alcuni passaggi del progetto coinvolgeranno ogni risorsa che attualmente è parte del team con una mail @marketinghterapy.eu e la collaborazione di tutti servirà a limitare gli “eventuali” disagi.

Partiamo dal Perché.

Marketing Therapy, nell’ambito della continua riorganizzazione, per migliorare i protocolli lavorativi, offrire strumenti più efficienti e più semplici da utilizzare e tutelarsi da un punto di vista della sicurezza e della privacy, ha deciso di introdurre un nuovo strumento che migliorerà ulteriormente il nostro modo di inviare mail, comunicare all’interno del team, archiviare file e gestirli in sicurezza.

Lo strumento che andremo ad implementare nelle prossime settimane e Google Workspace.

Cos’è Google Workspace?

È una suite di software e strumenti di produttività per il cloud computing e per la collaborazione aziendale.

È pensato per le aziende ed include tutta una serie di applicazioni web (tra cui Gmail, Meet, Calendar, Drive etc.) che, nonostante siano di base gratuite per gli utenti privati (come al momento vengono gestite da noi), vengono inserite in Workspace con specifici vantaggi pensati per le aziende.

Quali saranno i vantaggi?

Tanti grazie alla moltitudine degli strumenti messi a disposizione dalla piattaforma.

I più tangibili sicuramente saranno:

Uno strumento di posta migliore di quello attuale (gestiremo la posta direttamente con il client di google e sarà obbligatorio per tutti).
Un calendario condiviso per risorse/reparto/attività o altro aggiornato in tempo reale.
Uno spazio di archiviazione condiviso regolamentato ed amministrato con una gerarchia di permessi organizzando che migliora la sicurezza dei dati aziendali.
Meet come standard nelle call interne/esterne
Utilizzare i Cartelle/Documenti condivisi in base alla gerarchia sui progetti.

Ce ne saranno anche altri ma li scopriremo strada facendo in questo processo di miglioramento.

Qual’è l’obiettivo Aziendale?

Migliorare l’organizzazione del team
Migliorare la sicurezza dei dati condivisi
Migliorare la delivery delle nostre mail
Avere una gerarchia di gestione dei file chiara sui progetti.

Come verrà gestito il progetto?

Il progetto di migrazione verrà gestito in 3 fasi.

Fase 1 Migrazione Mail
Fase 2 Migrazione Drive
Fase 3 Migrazione Centro clienti su prodotti Google (Analytics/Search Consolle/Google ADS)

Il Team di sviluppo sul progetto

Dunion – Committente
Fornitore Esterno – Provider
Giulio Rolfini – Implementazione
Francesco Orlandini – Coordinamento
Tutto il team di MT – Sponsor coinvolti operativamente

[Fase 1] (Dead line prevista 15/20 settembre)

Questa sarà a nostro avviso la fase più delicata di tutto il progetto. Cambierà il modo di gestire le mail e ci sarà una fase di preparazione alla migrazione che coinvolgerà tutti.

Gli account mail su dominio @marketingtherapy.eu di tutti passeranno da OVH, attuale gestore del nostro servizio di posta, a Gmail mantenendo la stessa casella.

Ogni membro del team quindi avrà un’account gmail personale (esempio polidori@marketingtherapy.eu) e potrà accedervi come se fosse un account gmail normale, avrà il suo drive personale (2tb di spazio) e tutti gli strumenti collegati al suo account (Meet, Calendar, Gmail, Documenti ecc..).

Ovviamente l’account sarà vergine tranne per i messaggi di posta. (La migrazione del drive avvera nella fase 2)

Per raggiungere questo risultato verrà fatta una migrazione del nostro account di posta attuale.

Come faremo?

Giulio, si occuperà di fare il backup di tutte le nostre caselle su un PC locale. Una volta chiusa la fase di backup e attivati i nuovi account, tutti i messaggi saranno importati sul nuovo spazio.

E’ importante sapere che sul nuovo spazio troveremo solo la posta in arrivo che è presente sul server attualmente. Non ci ritroveremo nel nuovo account la posta inviata.

Quindi che fine fa il resto della posta? Cosa si può fare per salvarla?

Chi usa un client in POP3 continuerà a trovarla sul proprio PC/MAC. Chi usa IMAP avrà i messaggi presenti sul server e saranno migrati.

Però tutto questo riguarda solo la posta in arrivo!

Come si fa per la posta inviata?

Per chi usa il web per leggere la posta la perderà. In casi estremi c’è un escamotage, chiedere a Giulio (solo se veramente necessario). Chi usa un client come Mozilla Thunderbird o Outlook, continuerà a trovarla sul proprio PC/MAC. Considerate che i thread mail di risposta e inoltro saranno comunque visibili nella vostra posta in arrivo.

Nel caso in cui si sia creato tutto un albero di cartelle personalizzate sul server?

Queste fanno la stessa fine della posta inviata non verranno migrate ed andranno poi ricreate sul nuovo.

E quelli che organizzano il lavoro segnando i messaggi come letti/da leggere?

Dopo la migrazione i messaggi saranno tutti segnati come da leggere. Quindi bisogna trovare un modo diverso per classificare i messaggi prima della migrazione!

IMPORTANTE!

Alla fine del processo di migrazione delle email tutto lo staff, per garantire una sicurezza ed una migliore gestione delle dinamiche di produzione, sarà obbligato ad utilizzare gmail come unico mezzo per la gestione della posta su dominio @marketingtherapy. Non si potranno più utilizzare (ufficialmente) client di posta elettronica tipo Outlook, Mail Mac, Thunderbird o simili.

Ci rendiamo conto che ci sarà un momento di disagio ma siamo altrettanto sicuri dei benefici sul lungo periodo che questa migrazione porterà, confidiamo nella collaborazione massima per la buona riuscita di questo delicato cambiamento.

Quali mail verranno rimosse da questa nuova procedura?

Al fine di organizzare il lavoro con le persone, in linea con la crescita del personale e la nuova visione aziendale di responsabilizzare il team, non verrano ricreati alcuni account che facevano parte di una dinamica ormai lontana dall’attuale gestione dell’agenzia.

Le mail che non verranno ricreate saranno le seguenti:

Ognuno di noi utilizzerà la propria mail per le comunicazioni e la gestitone di ogni singolo progetto nel quale verra coinvolto al fine di garantire trasparenza, migliore organizzazione e sicurezza nei processi.

Insieme a Giulio e con la collaborazione di tutti organizzeremo la chiusura di questi account. Il processo è già in atto.

Seguiranno comunicazioni per:

Fase 2

Migrazione Drive.
Riorganizzazione Gerarchia cartelle progetto.

Fase 3

Migrazione centro clienti su prodotti Google

Analytics
Search Consolle
Google ADS
Tag Mager

Grazie in anticipo per la disponibilità, siamo sicuri che grazie alla collaborazione di tutti lo switch sarà gestito senza particolari disagi.

Francesco

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